Skip to Content
BANNA · Tài liệu hướng dẫn

Hướng dẫn ký số hợp đồng PDF
bằng Foxit Reader

8 bước đơn giản để ký chữ ký số hợp lệ vào file PDF hợp đồng — có giá trị pháp lý tương đương ký tay theo Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15.

Thời gian đọc: 5 phút Ký thành công 100% Cập nhật: 07/2026

Chuẩn bị trước khi ký

Cần 2 thứ này trước — mất khoảng 5 phút cài đặt lần đầu.

Foxit Reader ≥ 9.5.0

Phiên bản 9.5.0 trở lên mới có tính năng ký số. Tải Foxit Reader miễn phí. Chưa hỗ trợ macOS/Linux.

USB Token hoặc chứng thư số từ xa

USB Token (Viettel-CA, VNPT-CA, EFY-CA, FastCA, MISA eSign…) đã kích hoạt, hoặc tài khoản chữ ký số từ xa (MISA eSign Remote, VNPT SmartCA).

8 bước ký số PDF

Làm theo tuần tự — mỗi bước có ảnh minh họa giao diện Foxit Reader.

1

Mở file PDF hợp đồng

Nhấn chuột phải vào file hợp đồng PDF → Open with → chọn Foxit PDF Reader. Hoặc mở Foxit trước, rồi kéo file vào cửa sổ.

Mẹo: Đặt Foxit làm phần mềm mặc định cho file .pdf để lần sau chỉ cần double-click.
hop-dong.pdf Foxit
2

Chọn Protect → Sign & Certify → Place Signature

Trên thanh menu, nhấn tab Protect. Sau đó click biểu tượng Sign & Certify → chọn Place Signature… trong menu xổ xuống.

Không thấy tab Protect? Kiểm tra Foxit đã ≥ 9.5.0. Vào Help → About để xem phiên bản.
File Home Comment Protect Share View Sign & Certify Sign & Certify ▸ Place Signature… Certify with Signature Sign with Timestamp
3

Kéo chuột chọn vị trí chữ ký

Con trỏ chuyển thành hình chữ thập. Nhấn giữ chuột trái và kéo một hình chữ nhật ở vị trí muốn đặt chữ ký (thường là dưới phần ĐẠI DIỆN BÊN A).

Kích thước gợi ý: khoảng 6cm × 2.5cm, đủ để hiển thị tên + thông tin xác thực.
ĐẠI DIỆN BÊN A Tổng Giám đốc Kéo chuột chọn vùng
4

Chọn chứng thư số & Reason

Cửa sổ Sign Document hiện ra. Kiểm tra 2 mục quan trọng:

▸ Sign as: chọn đúng chứng thư (nếu máy có nhiều token).
▸ Reason: chọn "I am the author of this document" hoặc "I agree with the terms".

Tuỳ chỉnh: Bấm Appearance Type → Create New Style để thiết kế mẫu chữ ký có logo/tên riêng.
Sign Document Sign as: NGUYEN DANH NGOC — MST 0110294835 Reason: I am the author of this document Appearance Type: Standard Style Cancel Sign
5

Lưu file đã ký (Save As)

Sau khi bấm Sign, Foxit yêu cầu lưu file mới. Nhập tên file (giữ file gốc riêng), ví dụ:

HopDong_BANNA-BUTRACO_2026_signed.pdf

Quy tắc BANNA: luôn thêm _signed vào cuối tên file để dễ phân biệt bản gốc & bản đã ký.
Save As File name: HopDong_BANNA-BUTRACO_2026_signed.pdf Save as type: PDF Document (*.pdf) Cancel Save
6

Nhập mã PIN của USB Token

Cửa sổ token hiện ra yêu cầu nhập mã PIN (4-8 số). Đây là mật khẩu bảo vệ chứng thư số — không phải mật khẩu Windows.

Quên PIN? Liên hệ nhà cung cấp CA để reset. Đừng thử sai quá 5 lần vì token có thể bị khoá vĩnh viễn.
Token Login Mã PIN: •••••• Đăng nhập
7

Ký thành công — kiểm tra chữ ký hiển thị

Nếu nhập đúng PIN, chữ ký sẽ xuất hiện ở vị trí đã chọn ở Bước 3. Foxit hiển thị dấu tick xanh khẳng định chữ ký hợp lệ.

Nếu chữ ký hiện thanh vàng ⚠️: có nghĩa Foxit chưa xác thực được nhà cung cấp CA. Xem mục FAQ bên dưới để fix.
ĐẠI DIỆN BÊN B Giám đốc Digitally signed by: NGUYEN DANH NGOC Date: 2026.07.01 14:30:22 +07'00' Reason: I am the author
8

Xác minh chữ ký hợp lệ

Bấm biểu tượng cây viết trên thanh menu trái (Manage digital signatures). Hoặc click trực tiếp vào chữ ký để xem thông tin xác thực chi tiết.

Signature Properties hiển thị: thời điểm ký, chứng thư nhà cung cấp CA, hash file, và trạng thái xác thực.
Signature Properties Signature is VALID Signed by: Nguyen Danh Ngoc Signed at: 01/07/2026 14:30:22 Certificate: Viettel-CA / VNPT-CA Document: Not modified since signed Reason: I am the author of this document Close

Chữ ký của bạn đã hợp lệ khi:

Foxit hiển thị dòng "Signature is VALID" khi mở Signature Properties.
Ô chữ ký có viền xanh và dấu tick, không phải viền vàng ⚠️.
Thông tin CA hiển thị tên nhà cung cấp hợp lệ (Viettel-CA, VNPT-CA, EFY-CA, FastCA, MISA…).
Trạng thái: "Document has not been modified since this signature was applied".

Câu hỏi thường gặp

3 lỗi hay gặp nhất khi ký số PDF lần đầu.

Chữ ký hiển thị viền vàng ⚠️ "Signature validity is unknown"

Do Foxit chưa tin cậy nhà cung cấp CA. Vào File → Preferences → Signature → Digital IDs → Trusted Certificates và thêm certificate của CA vào danh sách tin cậy. Hoặc cài driver token mới nhất từ nhà cung cấp.

Không thấy tab Protect trên menu

Chắc chắn 99% là phiên bản Foxit dưới 9.5.0. Vào Help → About Foxit PDF Reader để check phiên bản. Gỡ bản cũ, tải bản mới nhất từ foxit.com.

Máy Mac hoặc Linux có ký được không?

Foxit Reader trên macOS và Linux hiện chưa hỗ trợ tính năng ký số bằng USB token. Có 2 giải pháp: (1) dùng Adobe Acrobat Reader DC hoặc Preview trên Mac, (2) chuyển sang ký số từ xa (MISA eSign Remote, VNPT SmartCA) — chỉ cần app mobile để xác thực.

Ký xong file bị lỗi, mở không được

Thường do lưu đè lên file gốc trong lúc token bị rút ra giữa chừng. Luôn dùng Save As để lưu file mới, giữ nguyên bản gốc. Nếu file signed đã hỏng, ký lại từ file gốc.

Cần hỗ trợ ký số hợp đồng BANNA?

Đội ngũ BANNA sẽ hướng dẫn trực tiếp qua Zoom nếu bạn gặp khó khăn.

Liên hệ hỗ trợ
Tài liệu hướng dẫn nội bộ · BANNA Consulting · Cập nhật 07/2026 · banna.vn