Ký điện tử file PDF bằng Foxit Reader
Hướng dẫn từng bước ký chữ ký số lên tài liệu PDF bằng phần mềm Foxit Reader với USB Token — kèm hình minh hoạ trực quan cho từng thao tác. Phù hợp cho hợp đồng, hoá đơn, tờ trình và văn bản nội bộ.
Quy trình ký số gồm 7 bước
Toàn bộ quá trình chỉ mất vài phút. Dưới đây là bản đồ nhanh; phần sau sẽ minh hoạ chi tiết từng thao tác trên giao diện Foxit Reader.
Mở file PDF
Mở menu ký
Vẽ khung ký
Chọn chứng thư & Sign
Lưu bản đã ký
Nhập mã PIN
Chữ ký hợp lệ
Bạn cần những gì trước khi ký
Chuẩn bị đủ ba thứ dưới đây để quá trình ký diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn.
Foxit Reader 9.5 trở lên
Cài đặt bản Foxit Reader phiên bản 9.5.0 hoặc mới hơn để hỗ trợ đầy đủ tính năng chữ ký số.
USB Token chữ ký số
Cắm USB Token đã cài chứng thư số vào máy tính và đảm bảo driver của nhà cung cấp đã hoạt động.
File PDF cần ký
Mở sẵn tài liệu PDF cần ký. Nên giữ nguyên bản gốc và lưu bản đã ký thành file mới.
Ký chữ ký số lên PDF trong 7 bước
Làm lần lượt theo thứ tự. Tên menu và nút bấm giữ nguyên tiếng Anh đúng như trên giao diện Foxit Reader; hình minh hoạ bên phải mô phỏng lại thao tác.
Mở file PDF cần ký
Khởi động Foxit Reader và mở tài liệu PDF bạn muốn ký. Cắm USB Token vào máy tính nếu chưa cắm.
Vào chức năng đặt chữ ký
Trên thanh công cụ, mở tab Protect, sau đó chọn đường dẫn:
Protect›Sign & Certify›Place SignatureVẽ khung chữ ký
Con trỏ chuyển thành dấu cộng. Giữ chuột trái và kéo một khung hình chữ nhật tại vị trí bạn muốn đặt chữ ký trên tài liệu.
Chọn chứng thư số và ký
Hộp thoại chữ ký xuất hiện. Tại mục Sign As, chọn đúng chứng thư số của bạn (nếu Token có nhiều chứng thư, bấm xem chi tiết để chọn đúng). Có thể nhập Reason (lý do ký) và tuỳ chỉnh hiển thị ở Appearance Type. Sau đó nhấn nút Sign.
Lưu bản đã ký thành file mới
Foxit yêu cầu chọn nơi lưu. Hãy đặt tên file mới (ví dụ thêm hậu tố “-daky”) để phân biệt với bản chưa ký, rồi bấm Save.
Nhập mã PIN của USB Token
Cửa sổ xác thực của nhà cung cấp chữ ký số hiện ra. Nhập mã PIN của Token và bấm Đăng nhập.
Hoàn tất — hệ thống áp chữ ký
Foxit đóng dấu chữ ký số lên tài liệu và lưu file. Hình chữ ký cùng thông tin chứng thư sẽ hiển thị ngay tại vị trí bạn đã đặt.
Xác nhận chữ ký hợp lệ
Nhấp vào hình chữ ký trên tài liệu (hoặc biểu tượng cây bút ở khung bên trái) để xem chi tiết chứng thư: người ký, thời gian ký và trạng thái xác thực. Chữ ký hợp lệ khi Foxit hiển thị dòng trạng thái “Signature is valid”.
Mẹo & những điều cần nhớ
Giữ bản gốc. Luôn lưu bản đã ký thành file riêng, không ghi đè lên PDF gốc chưa ký.
Chọn đúng chứng thư. Nếu Token chứa nhiều chứng thư, kiểm tra chi tiết trước khi ký để tránh ký nhầm danh nghĩa.
Bảo mật mã PIN. Không chia sẻ mã PIN Token; nhập sai nhiều lần có thể khoá thiết bị.
Ký sau khi hoàn thiện nội dung. Mọi chỉnh sửa sau khi ký sẽ làm chữ ký số không còn hợp lệ.
FAQ
Không tìm thấy tab “Protect” trong Foxit Reader? +
Một số bản Foxit đặt chức năng ký ở tab khác hoặc cần bật thanh công cụ. Hãy cập nhật Foxit Reader lên bản 9.5.0 trở lên; với Foxit PDF Editor, chức năng nằm ở mục Protect / Fill & Sign tương tự.
Ký số bằng Foxit có giá trị pháp lý không? +
Chữ ký số tạo bằng chứng thư số hợp lệ (do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực được cấp phép phát hành) có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay theo quy định về giao dịch điện tử. Foxit chỉ là công cụ đặt chữ ký lên file.
Máy không nhận USB Token thì làm sao? +
Kiểm tra lại cổng USB, cài đúng driver/phần mềm quản lý Token của nhà cung cấp, và đảm bảo Token chưa hết hạn chứng thư. Sau đó khởi động lại Foxit Reader.
Có thể ký nhiều chữ ký trên cùng một file không? +
Có. Lặp lại các bước đặt chữ ký cho từng người/từng vị trí. Mỗi chữ ký được xác thực độc lập; các chữ ký ký sau không làm mất hiệu lực chữ ký ký trước nếu nội dung không bị chỉnh sửa.
Số hoá quy trình ký duyệt cùng BANNA
Chữ ký số chỉ là một mảnh ghép. BANNA giúp doanh nghiệp SME chuẩn hoá quy trình phê duyệt, hợp đồng và tài liệu trên nền tảng Odoo ERP — nhìn thấu, làm chuẩn, tiến xa.